第337期電子報

臨危不亂

陳楊林管理思想曲：

一位台商海外廠的高級主管在課間中餐休息時，向我提出一個問題，希望我能給他一些建議，問題是：「廠商向台北總公司發出一份匿名的密函，檢舉海外廠的某些不合理狀況，請教我如何處理？」我聽完他的說明後，就直接問他，是不是因為採購的問題，他說是的。根據個人過往的經驗，這樣的匿名信函會寄到台北總公司，而且會受到總公司的重視，一定是很關鍵性的問題，通常原物料的採購比較有機會產生這種現象。該位主管又告訴我，他才調來不久，人生地不熟的，擔心處理不當會惹來很多麻煩。

採購部門是最容易引起問題的單位之一，常涉及龐大金額，就算人員操守沒問題，也會因供應商為了爭奪市場，帶來許多無謂的困擾，尤其是海外廠，派駐當地的主管常會因為此類問題傷透腦筋，有時還會無端的被牽扯在內。

當公司成長到一定規模後，分工授權是繼續發展的必經途徑，在分工授權的同時，公司也會制訂相對的管理制度，以維持組織運作順暢，並防止弊端產生。內部稽核制度就是這些管理制度中最重要的項目之一。然而，由於內部稽核人員常會在稽核工作結束後提出報告，報告中會將不符合制度規範的問題指出。因此，常會被認為是來找麻煩的，不受歡迎，而且各部門也常會做些表面工作敷衍稽核，使得整個制度無法落實實施。

其實，這些內部管控制度是維持各部門日常有效營運的重要工具，其中的規定大都是可長可久的作業規範，若能徹底執行，對組織健全發展有非常大的幫助。但各部門常因擔心被找出瑕疵問題，對於稽核防備多於配合，白白錯失打穩管理制度基礎的機會。上述案例，我對該位主管的建議就是和稽核部門聯繫，請其對廠區的採購流程做深入的查驗，以徹底了解是否按公司規定辦事，若有不符之處，立即改善，防止弊端。若沒有問題，也不必擔心有人發函密告。遵守制度，把日常工作循規蹈矩做好，就不必害怕有臨時的變局。

前一陣子，有幸參與了一家零售業領導品牌的內訓活動，該活動由公司的副總經理開場，副總經理提到，前幾天花東地區頻傳地震，她常會在一大早就打電話聯繫花東地區的主管，詢問有無損失，尤其擔心店裡展示的玻璃瓶裝產品，會因地震摔破造成損失。然而，讓她很安慰的是，幾乎沒有這類的損失，而且主管們還回覆，只要按照公司的規定執行，玻璃瓶裝產品倉庫庫存不准有超過兩箱高度的堆置，都不會受地震的影響。這件事給這位副總經理很大的安慰，公司主管都能按照規定行事，減少很多因外來變故衝擊所帶來的損害。

現今時局瞬息萬變，常有意想不到的變數衝擊公司正常的運作，如何臨危不亂？是企業應付變局的首要工作。其實，做好基本功夫，循序漸進打好基礎，就是臨危不亂最好的工具。俗語說「攘外必先安內」，內部穩定，才能全心對付外來的橫逆。

《孫子兵法．九變篇》有這麼一段內容：「故用兵之法，無恃其不來，恃吾有以待也；無恃其不攻，恃吾有所不可攻也。」意思是說：「用兵的法則是，不要寄望於敵人不會來，而要依靠自己有萬全的準備，嚴陣以待；不要寄望於敵人不會進攻，而要靠自己有敵人無法攻破的力量。」所以，按部就班，打好基礎，才能臨危不亂。

（作者: 陳楊林，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）