第347期電子報

四兩撥千金、巧幹不盲幹

王吉達吉言吉語：

在向下管理高爾夫的課程中，我們會進行一個「Oh，My God！」遊戲，模擬一家企業的組織。遊戲中將組織分為三個階層，分別由學員推舉一人扮演總經理，再由總經理指派一人擔任經理，其餘三位扮演部屬的角色；其中總經理會拿到一份「任務說明書」，經理和部屬分別會拿到一份屬於自己的「職位(崗位)說明書」。總經理要在規定的30分鐘內透過經理和部屬四個人完成一項任務，任務內容在「任務說明書」中有清楚的敘述，大意是「透過正確的流程，產出一個倒過來唸又是另一個英文單字的英文單字。」遊戲進行中特別強調採用間接管理，不可以越級指揮及越級報告，而且總經理必須離開經理和部屬。

每次進行這個遊戲都會看到許多有趣的現象。某次在一家流通業上課的時候，總經理很快地把經理找來，就把任務交代給經理，說要找一個英文單詞，經理回覆說我有，總經理認為沒這麼簡單，要經理趕快去和部屬一起找，接著，總經理神閒氣定地等待經理的回報。經理回到了小組，向三位部屬說明任務：「我其實也搞不懂總經理在說甚麼，只知道要找個反過來也有字的英文單字。誰手上有英文單詞？」馬上有二位附和說手上有英文單字，於是三個人開始討論了起來，完全忽略另一位的存在，而這位被忽略的同事，手中的有項工作寫的是「當完成了自己手中的某項工作，總經理要找的答案也就呼之欲出了」，而他的另一項工作內容是「用別人給的英文字母想一個動物的英文單字」。很快地，他們以為找到了答案，於是經理向總經理回報，但總經理認為不對，沒有流程，於是經理就回來弄流程，就這樣來來回回的跑了好幾次。在討論的過程中，那位被忽略的同事發現手上有一項工作是「用別人給的英文字母想一個動物的單詞」，就呼籲大家要看手上的職位說明書，大家才赫然發現職位說明書裡面有六件工作要做，於是，這時候突然變得很忙，開始分頭去做自己手上的事情，一會要身分證號碼、一會兒要密碼、一會兒選兒歌…，最終還是沒有在時間內完成任務。

遊戲結束後，我問總經理是怎麼傳達任務的，總經理說他就看完任務說明書之後，根據個人的理解，把任務描述給經理聽，經理聽不太懂，他就用另一個方式再描述一次，直到經理理解為止。這時經理說，其實他就一直沒弄懂總經理要的是什麼，但因為時間的限制，所以先回來做，說不定在執行的過程中會找到方向，但事實證明，歪打很難正著。其實，在總經理的任務說明書裡，除了任務的敘述之外，還有一些關鍵性的提示，如「部屬職位說明書內的工作，只有少數地方與這次任務有關」，「這個流程一共有六個步驟」，「流程的第一個步驟要從經理手中的一件工作開始」；但往往為了急著想在30分鐘內完成任務，總經理常常只是簡單的說明任務，以至於忽略了其中的關鍵字，總是認為「我說了頭和尾，中間你們自己想辦法」，但事實上不容易做到。

再者，這個遊戲刻意將每個人手上安排了許多和任務無關的工作，也是要提醒大家做事要抓重點，掌握80/20的原則，不要花太多時間做無績效或與完成任務無關的事。對企業而言，完成組織的目標才算達成任務，但對部屬而言，往往會落入完成手上的工作或完成職位說明書上的工作的假象中。在「Oh，My God！」這個遊戲，領頭羊的總經理和承上啟下的經理，一開始的時候，最好能夠分清事情的主次，抓住關鍵的人事物，帶領部屬落實完成。至於部屬，也該要看有沒有達成組織的任務/目標，平時工作就應該時常回來看現在手上的工作和組織目標有沒有關聯，而不是單純的只有完成職位說明書。

《禮記．大學篇》提到「事有終始，物有本末，知所先後，則近道矣」，它告訴我們，凝聚團隊共識，去蕪存菁、化繁為簡，找到能四兩撥千金、巧幹不盲幹的槓桿支撐點，朝向正確的道路前進，再怎樣繁瑣的、緊迫的任務，也都能迎刃而解。

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）