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第368期電子報

第368期 電子報-紀律的維持

王吉達老師

紀律的維持


王吉達吉言吉語:

在向下管理高爾夫的狀況四探討的是「如何處理部屬的特別請求」。蘇瑞徵是在你底下的資深員工,有一天他向你口頭請求,他希望在接下來的兩個月中每個星期二星期四,提早十五分鐘下班,以便去送他的獨生子參加高考補習班。公司是沒有彈性上班的規定,而在你的職權之下,你是有權利視情況而准許的。

行動方案有:

A.准許他,不過須在其他職員沒有提出異議的情況下。
B.婉轉地駁回他的請求。
C.跟他商量。假使他能在準備提早下班的那天,也能提早十五分鐘上班,那你就可特別批准他。D.原則同意,不過是要在比較重要的課程情況下。
E.與他協議,只要他全力超越目前手邊某項工作目標後,你會特准他,以為激勵。

這一題大部分會出現B、C、E三個選項,偶爾會出現D的選項。選擇C的理由大多是從「人性化管理」的角度出發,如果部屬的請求屬於「單一、緊急、偶發事件」,是可以基於「人性化管理」的理由加以同意,但是在狀況中部屬所提出的請求時間過長(維持2個月),已經嚴重對「出勤規定」造成挑戰,也容易造成主管往後對於其他部屬其他請求的「騎虎難下」。

選項D當中無法定義出「比較重要」的課程為何,而且若是這樣詢問,大部份的部屬會說都重要,因此問了也是白問;選項E有與部屬「交換利益」的味道,此種作法容易養成部屬做事以好處為前提,應該避免常用,以免日後其他激勵無效果。況且,如果未能達成工作目標,部屬並不會因此承認是自己造成的原因,反而會怪罪主管「標準太高,不通情理」,造成更大的「反激勵」。

因此必須「婉轉的加以拒絕」(選項B),以免造成其他部屬跟進的後遺症。任何規定都必須依靠「紀律」來支撐,否則訂了也是白訂,尤其是對於「常態性」的特別請求更應該要慎重考慮,因為「善門易開難關」,以免破壞當初用心良苦定下的規定。

有一回,為某金融機構上課,在課後閒談時有學員提出,在他以前的企業中雖然沒有彈性上下班的制度,在不耽誤工作的前提下,部屬若有事要提早下班,提前向主管報備都可以提早走,雖沒有列為公司的規定但已是公司已經行之有年的「慣例」,而且從上到下都這麼做,這樣有沒有牴觸這個原則。

在許多企業中有所謂「約定俗成」的「慣例」或「不成文規定」,這些算不算制度;我們先談甚麼是制度?制度就是一種約定或規定,公司用以要求下屬全體成員共同遵守的辦事規程或行動準則,而這也就是紀律的依據。制度的制定有他歷史的因素存在,其中包括正式文字記載的規定,以及非正式文字記載的約定/習慣。也因此,若歷史因素不復存在時,制度也必須隨之調整。

因此,回到那位學員的問題上來說,在組織已經行之有年的習慣/慣例,我們可以說他是制度的延伸,只要合於制度規範下的行為是可以被接受,而不合於制度或紀律要求的請求都應該予以拒絕,否則組織將難以約束部屬的行為,且容易有樣學樣,最後無法收拾。

(作者: 王吉達,建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師)