管理高爾夫教育基金會
第403期 電子報-Oh，My God！
Oh，My God！
王吉達吉言吉語：
在「向下管理高爾夫
」的課程中，我們會進行一個名為「Oh，My God！」的小遊戲，這是由鄭自凱老師精心設計，且長期受到海峽兩岸諸多企業讚賞。在遊戲中，每個小組的學員要分別扮演總經理、經理、部屬三種角色，而且每個人手上都有張卡片，總經理的是任務說明書，經理和部屬的叫做工作說明書（崗位說明書）；老師將任務交代給總經理，而總經理要透過經理和部屬手中的卡片，並在限制時間內完成總經理的任務。這個管理遊戲看似簡單：總經理交代工作、經理轉達、並和部屬共同努力，完成任務，但往往有超過一半的小組無法在30分鐘之內完成任務。遊戲想傳達的目的就是，組織中的溝通並沒有你想像中的容易，看似簡單的任務，其實中間還是有許多關鍵訊息、重要事項需要注意。
首先，經理及三位部屬的工作說明書各有六項工作，而任務只有一個，就是在總經理手上的任務說明書內。有許多擔任「總經理」角色的學員，在傳達任務上沒有做到明確的說明，不但沒有按照卡紙的說明，還加油添醋，也沒有要求經理反饋，確認經理是否了解任務目標，也未能瞭解部屬手中的信息，所以大多數的團隊以失敗的結果收場。
有些經理未釐清上司下達的任務目標，加上以主觀認知進行訊息的篩選，沒有結合自身手上的訊息，將自己手中的工作視為優先，僅告知部屬部分任務目標甚至未告知，也無法引導屬下找出與任務有關的關鍵信息及彼此的關聯性，有部分經理甚至不願意採納部屬意見，一意孤行，過於堅持己見。更有的經理淪為部屬和總經理的傳聲筒，負責傳遞訊息，完全失去應有的角色及功能。
擔任部屬的學員大多只在乎自己手中的事情，或先去做容易於完成的事，比較忽略本身與他人間的關聯性，對於工作的產出，可能與什麼人有關？以及上下游的連結，所以儘管認真且積極參與，甚至將手中的工作都做完了，或是協助處理他人手上的工作，卻因為只專注在解決眼前的問題，最後都以失敗坐收。也有部分的部屬過於被動等著經理傳達指示，縱使心中產生疑問，也很乖巧的聽令上司的指示，反而浪費了時間。
儘管大多數團隊很快地知道他們應該要完成什麼，但卻陷入一團混亂之中，經理加上三位部屬合計有24項工作，每個人都急著想完成手上的工作；而中層經理人在統合團隊解決問題的程序及方法表現不甚理想，再加上時間壓的力，因此在面對這樣的狀況時慌了手腳，導致無法整合出完成目標的程序。
從「Oh，My God！」遊戲，可以總結出四點啟示：
1.目標明確：
臨時性的任務或專案，常因為上位者未能清楚地說明任務，或是中階主管的認知錯誤，因此未能正確地將訊息傳達給團隊成員而產生偏差。因此，訊息的傳遞要正確，必須透過多提問、多回饋，讓下屬養成覆述內容及再確認的習慣（由下而上），以及主管主動地詢問及了解目標被認知的狀況（從上而下），以避免錯誤的傳遞，以達成溝通的真正效果。
2.訊息公開、狀況共有：
組織常見「個人工作內容清楚，公司/部門目標卻不知道」的狀況，這是值我們一再反思問題。公司目標與團隊及個人的方向應該一致，若方向模糊甚至錯誤，卻要讓團隊與個人將資源及時間正確地投入，是不太可能做到的；因此，每一個人都要能公開訊息、分享資訊，知道各自所擁有的資源、所遇到的問題，讓上司、中階主管及下屬們狀況共有，才能產生更大的綜效。
3.組織層級框架：
訊息傳遞的層級越多，產生的誤差就會越大。雖然遊戲是以「三個階層的組織」、「每人手上握有6個訊息」進行，這當中即存在了溝通的盲點及主觀認知的問題。由此可知，一個臨時的任務組織不應該設計成三層，兩層應該就可以了；但對企業來說，應思考傳統的組織層級/架構模式，其運作是否順暢？適度的扁平化，是否可以簡化溝通的次數？是否能增加橫向作業流程的透明度？來提高整體執行的效能及效率。
4.團隊協作：
部門目標不是部門主管一個人的，是需要大家要共同完成；因此，應該不分主管還是部屬，要發揮大家集思廣益的功能，在最短時間內找出對策，完成任務。另外，若能建立有效的知識庫或知識管理系統，讓部屬了解當面對問題時可以從那裡取得資源，不但增加處理問題的應變力，也避免重蹈覆轍，更縮短了處理問題的時間。
企業裡的例行的、臨時的任務很多，主管在接到任務時一定要先弄明白任務是什麼，並清楚的將目標轉達給部屬，安排適當的工作進度，有效的分配任務，整合各樣訊息，定期的向上司回報進度，讓上司、你、部屬同在狀況中，這才是中堅幹部承上啟下的責任。
