第407期電子報

輕重緩急

王吉達吉言吉語：

在時間管理課程中，有一個限時三分鐘的「情況測驗」活動，它總共有二十個題目。測驗發下的時候是題目面朝下，當主持人宣布開始的時候，所有人同時翻面開始作答。其中：第一題，請先閱讀完本文；第二題，請在右上角寫下你的大名，…；第二十題，現在你已看完全部題目了，請做第一題和第二題即可。

當主持人宣布開始的時候，就看到幾乎所有人都開始振筆疾書、埋頭苦幹，按著題目的指示做出各樣的動作，有畫圓圈的、畫十字的、還有人喊「我最快」、「我最好」、…等等，只有少數幾個人，仔細的看完全部的題目後，在右上角簽下名字之後就完成了。

遊戲結束後，有學員反映，「請先閱讀完本文」這段話是規則，不應該放在題目裡，如果放在規則裡，就會按照規則來處理，不會答其他的題目。事實上，有另一個版本，是將「請先閱讀完本文」這段話作為規則說明，在這家公司的其他梯次使用。結果該梯有學員反映，「請先閱讀完本文」這段話應該是第一題，要在這麼短的時間內完成20道題目，哪有時間看規則。

很明顯的，「請先閱讀完本文」這段文字，不論是放在第一題或是當作規則，都會有人忽略它，從這裡我們就發現，我們往往很容易為自己的失敗找藉口；但是這遊戲告訴我們，既然題目說得很清楚「請先閱讀完本文」，我們是不是應該按此原則來處理？但大部分的人都說：時間太短，看完再來寫可能沒時間了；既然已經看到了就直接做，也不用回頭再來一次…等等。但問題是，規則寫在那邊為何視而不見？就如同在許多的餐廳、酒店都標示著禁止吸菸，卻依然有人抽菸，在圍籬的旁邊標示著禁止跨越，卻依然有人跨過來、跨過去。

在談時間管理的議題時會強調，關鍵不在管理時間，而是在個人的管理，與其重視時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡，簡單說就是根據急迫性與重要性來區分，這樣可以分為四個區塊：



若請大家將這四件事排順序，通常第一、第四很快就排出來了，第一優先是緊急且重要，第四順位是不緊急也不重要的工作，但誰第排二、誰排第三順位往往會有許多不同的想法。因此就要來看甚麼是急迫、重要：急迫的事通常顯而易見，推不了、拖不得，必須立即處理，或是有趣、簡單，但不一定很重要，還有，急迫的事，往往是對別人很重要，對自己就不一定；重要性則是與目標有關，只要是有價值、有利於實現個人目標的就是重要的事。

所以，若從急迫與重要的規範來看，第二優先的應該是不緊急但重要，因為若是現在不處理，很快的就會變成又急又重要；第三順位就是緊急但不重要。但，在有時間壓力的狀況下，我們往往失去判斷，誤以為越急迫就越重要，只要是緊急的事全都辦了。因此，我們要學習將手上的事區分，並專注在急迫的問題、危機、有期限壓力的計畫這類重要緊急的事；以及防患未然、改進產能、建立人際關係、規劃、探索新的機會等重要不緊急的事情上。

當接到任務的時候，不論任務內容的難易度、喜好、是否會做，我們都應該先去判斷這項任務的根源，對組織的意義，對組織目標的關聯性來決定它的重要性，再來才去思考它的急迫性，最後依此去排出工作的優先順序。我們不要做一個只會埋頭苦幹的人，要時時的抬起頭來，看看我們現在處在甚麼情境中，組織正在什麼狀況下，以及組織的最終目標是什麼。

美國已故管理大師彼得杜魯克說：「任何的個人或組織，在任務一開始的10%時間所做的事，足以影響90%的結果。至於後來的90%時間，只會帶來10%的成果。」這跟《中庸》提到五項治學之道：博學、審問、慎思、明辨及篤行，可說是不謀而合。意思都是告訴我們，不想做一個只會埋頭苦幹，卻忽略了全局思考的人，最好能在執行前先學、問、思、辨。就如同，突然收到有20道題目的情況測驗，要在三分鐘內比誰做得最快又正確。在動筆之前，不掉入「時間不夠，做多少算多少」，急於求成果的陷阱，掌握整個情況，辨別出這項任務的根源或關鍵再來執行，也就能四兩撥千金，既容易又有效了。

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）