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第549期 電子報-執行專案不難,難的是找到適合的人

王吉達  老師

執行專案不難,難的是找到適合的人


王吉達吉言吉語:

大家應該聽過這樣的話:「做事情不難,難的是和人的相處;執行專案不難,難的是找到適合的人。」

在製造業版的橫向管理高爾夫中,有幾個案例是和「改善訂單處理流程專案」有關,場景是這樣開始的:總經理李大為指派你籌組一個跨部門的專案小組,要你在一個月內,針對「訂單處理流程」提出改善對策。總經理非常重視這個專案,甚至還向各部門發出了書面文件通知。在總經理向你提出對目標的期望之後,為了籌組專案小組的成員,你打算分別與相關部門主管進行協商。

因此,進行到步驟1.2 組織成員,當你為了組織「改善訂單處理流程」專案成員的過程中,你應該先做什麼呢?行動方案有五個:
A.挑出與訂單處理流程有關的人選,徵求相關部門主管的意見。
B.逐一與你所挑出的人選進行面談,以瞭解他們的意願。
C.請相關部門主管視與訂單處理流程的關聯程度,推薦合適的人選。
D.提出合適人選的條件,請相關部門主管依此進行推薦。
E.將你所挑選出的合適人選,與李大為總經理討論,獲得他的支持。

籌組跨部門團隊成員,我認為應把握四個原則:

1.明確的用人條件:
完成任務是最重要的目標,因此,對於人選,你一定要有想法,而且不單只是要一個人,應該要一個適合的人,所謂的「適合」要有包括:經驗、專長、人格特質等幾個條件去篩選。

2.尊重指揮權:
但對於該部門內的工作安排你並不瞭解,應該尊重主管的調度;直接到該部門點名要人,除了不夠尊重對方主管的用人權之外,你認為適合的人,可能也是該部門最重要的人,把他調走會打亂部門原有的規劃。因此,想要請他來幫忙,一定要經過部門主管的首肯才行,千萬不要自以為關係好,或以任務優先為由就跳過他的主管直接安排,這對未來跨部門合作不是好事。

3.心中有人選,口中沒名單:
當你開出人選的條件並和主管進行溝通的時候,所有的話題就圍繞在哪些人符合這些條件,討論的過程中,你心中預期的人選就會慢慢地浮現出來,最終由對方主管的口裡說出來。雖然是同一人,但從主管口裡說出來,就是比你直接開口點名要來得好,至少這是主管的意見,而他也感覺到被尊重。

4.增加彼此的對話的深度:
即使對方提出來的名單不是我所預期的人,至少我們可以開啟一個深度的對話,為什麼他推薦這個人,而不是我預期的那位。有時候我們都希望對方派出能力最強的人來協助,但能力最強的人卻不一定最適合的人。例如:工作相關性高的人,不一定是有創意的人;經驗豐富的人,不一定是願意改變的人。又或者,能力強的人可能是組織裡工作負荷較大的人,是否需要再給予他更多的工作,值得商榷。
另外,平時不一定有機會和其他部門主管深入的談論工作,這正是一個好機會,交換一下工作心得,對於工作的目標、計畫的執行以及工作方法都可以進一步的交流。

看完這些提醒之後,回來看這五個選項,大約可概分為兩類:一類是提出名單(人選)就是A、B、E,另一類是提出條件是C、D。A、B、E三個直接點名的選項,很明顯不符合這些原則,C和D兩個選項的差別就在一個是根據與訂單處理流程的關聯程度高低,另一個是提出合適人選的條件;這就如同在企業徵人一樣,開出的條件越多,我們找到的人越精準,若條件太少,找來的人一定夠多,但很有可能是「歪瓜劣棗」,因此,只有選項D是正確的。

不過,也曾有學員問我,他說,電影「不可能的任務(大陸譯:碟中諜)」裡的阿湯哥不是直接向組織要人嗎?還有那些電影裡的敢死隊,哪一個不是直接向他的主管點名要人,沒看過有誰向他們開條件和他們協商。

先不說電影情節的真假,首先,電影裡阿湯哥所屬的機構是個秘密機關,大多數人是各有專長,且獨立作業,團隊都是任務型的臨時組成,人員彼此間沒有從屬關係,因此只要符合條件就可以直接調用。另外,這類型的工作大多屬於機密的工作,內容不宜與人探討,點名要人才能做到真正的保密。

找對人,才有可能做對事。因此,在籌組專案成員的過程中,尊重是很重要的一個環節,專案負責人要運用個人的影響力,而不是職權;放低姿態、為人設想、心存感激,以達到「事成人爽」的協商結果,並為專案奠定成功的基石。

(作者: 王吉達,建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師)