第202期 電子報-不受歡迎的政策
不受歡迎的政策
劉愛雯管理沙拉吧:
狀況:
致奇公司的高層主管決定,下個月開始,取消員工加班發給加班費,改以調休方式處理。當上司告知這個消息時,技術服務部陳經理開始感受到壓力。一週後,人力資源部公告了這項政策,果然有些員工臉色不太好看,也有人在嘀咕,或竊竊私語。陳經理為了平息大家的抱怨,決定召開會議進行宣導。於是,刻意在下班時間召開座談會,並買了一些零食、飲料,以緩和氣氛。
會議一開始,陳經理為了安撫民心,特別先表達,自己接到通知時,其實也有不贊同之處。接著,陳經理才說明,公司因為成本考量,不得不採取這個改變,請大家配合。一開始,員工還是面色凝重,甚至有人當場表態,說公司高層根本就是“不知民間疾苦”。最後,陳經理承諾,將從其他合理的福利(如交通費、電話費…等),盡最大努力,為大家爭取。會議才在陳經理『先遵守公司規定』的結論下結束。
回應:
管理者在宣導不受員工歡迎的政策、規定時,須把握以下原則:
(1)同步、即時地與員工面對面宣導,不是等到有抱怨時才溝通。
(2)「同理心」的技巧:是「我能了解大家的感受」,並非「我也不贊同這個政策」。
(3)自己必須先明確了解政策的觀點,並正面思維。
(4)避免協商或改用其他方式來彌補員工。
(5)溝通未必一次到位,應觀察成效,必要時再以不同方式(包括一對一)溝通。
在宣導政策時,管理者可運用以下步驟進行:
宣導公司政策的步驟
step 1.展現同理心,敘述同仁對新政策的感受
step 2.說明公司執行此政策的觀點、目的,並表示支持
step 3.問問題及回答(Q&A)
step 4.追踪成效
話術範例
step 1.展現同理心,表示了解同仁感受
「各位同仁,我了解加班費改成調休的方式,大家一定會有些不適應。對於經濟有需求的人而言,也會感到壓力較大。」
step 2.說明公司執行此政策的觀點、目的,並表示支持
「由於管理費用不斷的激增,今年以比同期增加12%,所以最近各位可以感受到公司開始採取節約費用的一些措施,例如:出差費、辦公事務費、水電費等,取消加班費是其中的一項,公司經過統計發現,大多數的加班費發給少數的部門,希望大家能夠共體時艱,同時也藉此提升時間的運用效益。」
step 3. Q&A
「大家有疑惑的地方,可以提出來一起討論。」
step 4.追踪成效
「我們將嚴格去執行,希望大家盡可能在工作時間內完成工作。如需加班,請事先向我報備。個別還有疑問的人,歡迎來找我討論。這段時間,我也會特別注意大家執行的狀況」
結語
將者,智、信、仁、勇、嚴。管理者訂定政策時,要以身作則,與部屬誠懇互動的溝通,勇於擔當面對,嚴格執行,賞罰分明。
政策沒有溝通清楚,是管理者的責任。如果以「這是公司規定,我也沒有辦法!」這種事不關己的態度,反而會令部屬輕視。所以溝通時要善用同理心的技巧,先「接納」再「說明」。但「我理解」並非「我同意」。中層管理者在組織中,扮演『壞人』(黑臉)的角色。要求員工紀律,執行公司政策,無法使人人「喜歡」,但須努力做到使部屬『服而能從』的境界。
政策溝通清楚了,就要嚴格執行。切勿因自己心中也不贊同,或是害怕面對員工的不滿,與部屬進行任何妥協或交換條件。孫子兵法言:「故令之以文,齊之以武,是謂必取。令素行以教其民,則民服,令不素行以教其民,則民不服。令素行者,與眾相得也」。「上有政策,下有對策」往往是部屬最壞的示範,也是政策開始瓦解的前兆。