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第177期電子報

第177期 電子報-到底是誰的工作?

劉愛雯老師

到底是誰的工作?


劉愛雯管理沙拉吧:

狀況:

「討厭!」王副理心中嘀咕著。等上司離開視線,「每次都這樣!明明就不是我們部門的工作,難道會吵的小孩就給糖吃嗎?」

午餐時,王副理在員工餐廳遇到她的好友製造部林經理。林經理關心的問:「怎麼啦?看你一副臭臉?」王副理不禁抱怨道:「真受不了我老闆!你知道嗎?每次只要我們事業部許經理向他反應人手不足,他就把許經理的部門該做的工作分派到我這邊。像這次大客戶要一份檢驗分析數據報告,許經理說他們工作量大,沒有辦法做,老闆早上就找我了!我都快煩死了!怎麼面對我的員工?我說不出口啊!明明不是我們該做的事,我怎麼跟他們說?」

林經理點點頭,「是很頭痛!」接著問:「那你向你老闆反應這個問題了嗎?」王副理嘆了口氣,說「沒有用啦!找他談搞不好更糟糕。」

回應:

職場上,大家都期待公司制度完善、管理健全,但是事實上絕大多數的公司不是如此。就算職位說明書的權限、責任與範圍寫得再清楚,還是有許多灰色地帶,所以,職位說明書的『工作要項』欄,總會在最後加上一條「上級主管臨時交辦事項」。

面對老闆交付自己認為不是份內該做的事,首先最好能以正面、健康的心態迎接它。要知道:

(1)是不是你份內的工作,你的認知未必與上司相同。了解上司的期望與關切重點,才能掌握績效關鍵。

(2)你的人馬就是老闆的人馬,他本來就有權調度運用他旗下的資源。

(3)視老闆交辦額外的事為增益你的能力機會,因為天將降大任於你啊!

(4)老闆會找你,是因為重視你,相信你能幫他解決問題。錦上添花,不如雪中送炭,協助老闆解決了急事或煩事,這時候老闆對你印象最深刻。

痛苦是一天,高興也是一天,你要選擇何者呢?與其問老闆「為什麼要我做?」,還不如問自己「我可以做些什麼?」。工作量是主觀的評價,如果能透過緊急調度應變,進行工作改善,更有效的運用時間,提升團隊績效及士氣,何樂而不為?同時,當你有了健康的心態,也就能夠正向的面對你的部屬,影響他們對工作應有的態度。

當然,如果你已經到了忍無可忍,或真的受不了的地步,那就應該找上司談談。但是跟上司質疑到底是那個部門(人)該做的事?那個部門(人)的工作量比較重?..這是不智之舉。最好以建設性的溝通,取替破壞性的談話:

與上司探討工作量的步驟

step 1.表達想完成上司交辦任務的意願

step 2.說明自己的困擾,請教上司目前這些任務的優先順序

step 3.提出相對的安排及建議,與上司建立共識。

話術範例

step 1. 表達想完成上司交辦任務的意願

「老闆,您交待的這個XXX工作,我(們)很想圓滿的完成。」

step 2.說明自己的困擾,請教上司目前這些任務的優先順序

「但是,我現在有個困擾。您知道我的部門目前正在全力進行***的工作,人力已經很緊張。能否了解您對這些任務的優先順序,好讓我正確掌握您關心的重點,在有限的時間和資源下,達成您的期望。」

step 3.提出相對的安排及建議,與上司建立共識

「謝謝老闆。我會重新調整我部門的工作安排。我會…,另外,我也建議…,您看這樣行嗎?」

以優先次序的探討取代直接拒絕,避免使上司有出其不意的感受,而帶來的難堪。同時了解老闆目前看重的事項,會是一個較成熟的作法。

(作者: 劉愛雯,建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師)