第109期電子報

新年新計畫！

陳明志管理思維：

時間過的飛快，2009年伴隨著台北101大樓「璀璨亮麗」的煙火秀欣然來到，過去的一年不管是酸的、甜的、苦的、辣的都已經成為「過往雲煙」。按照慣例，不管身在何處，我一定會進行「跨年倒數」，因為對我而言，那代表的是-「歸零與重生」、「光明與希望」，也順便把去年所有的不愉快通通給他--「倒」數掉，並迎接完全空白且嶄新的一年，讓我可以盡情揮灑。

跨年的時刻，除了透過倒數達到心情上的轉換外，我也一定會做的二件事，那就是(1)檢討過去一年的目標完成狀況(2)訂立未來一年的目標與計畫。

過往，很多朋友問我，為什麼我每天都這麼忙碌，我回答：因為有「目標」；也有朋友問我，為什麼你可以同時間完成這麼多事？我回答：因為有「計畫」；也就是說，「目標」決定我每天該做什麼？(what to do !)「計畫」決定我該怎麼做？(how to do!)

以下關於「目標與計畫」的「天龍八步」，就是我已經使用了10多年，目前還繼續在使用當中，提供各位參考。

步驟一：確認自己是否「適用」

任何管理技巧的效果，都有其「適用性」的問題，也就是說必須參考「對象」、「環境」、「條件」與「資源」。我自認是一個「感性」的人，非常需要一套明確的「目標與計畫」，「按表操課」的方式可以協助我在完成目標的「專注」和「效率」方面進行管控。另外，很幸運的是因為我工作性質的關係，讓我可以在「環境」、「條件」的部分自己決定「時間資源的安排」，這也是影響我的生活與工作品質最關鍵的因素。

步驟二：確認目標的「範圍」

確定範圍才能決定「努力和資源投入」的方向，我所訂定的目標範圍包括：(1)事業(2)家庭(3)健康(4)休閒；太多的目標會讓我「模糊焦點」，過於分散地使用資源(包括體力、金錢、時間)，在執行的過程也會感到力不從心，以至於效果大打折扣。所以，目標範圍的多寡一定要「量力而為」，任何無法實現的目標都只是幻想與夢魘。

步驟三：檢視自己的「生活角色」

在日常生活中，我們每個人都「身兼數職」。以我而言，我必須同時扮演著：(1)講師(2)丈夫(3)父親(4)兒子(5)弟弟(6)朋友。如果這些角色的扮演是我認為人生當中相當重要的事情，我就必須把扮演這些角色的「時間」安排出來，才不會到了人生盡頭，才發現很多事來不及做，很多人來不及見。

步驟四：把今年要完成的目標「明確化」並訂出「完成期限」

結合步驟二的「範圍」和步驟三的「角色」，我就可以把今年想要完成的目標明訂下來了，例如：我今年在「健康」的目標是-在2009年11月底(年度健康檢查期間)前減重至78公斤；在「家庭」的目標是-在2009年6月底前帶小孩去日本迪士尼樂園玩；在「兒子」的角色目標是-從這星期開始，每星期至少與母親通一次電話，每二星期至少與母親吃一次飯。

步驟五：將步驟四訂下的目標，擬定「行動計畫」，並給予「獎賞」或「處罰」

例如針對「健康」的目標：在2009年11月底前減重至78公斤，我擬定的計畫包括：(1)每口飯多咬5下，吃慢一點(2)每週運動最少三次，一次2小時，如果我能在期限內完成目標，我可以獲得Smart Phone手機一支(當然是自己送自己嘍！)，以此類推，每一個目標都必須把計畫擬定出來。

步驟六：依據步驟五訂下的「計畫」，把時間「安排」進去，非必要絕不更動

在「時間管理」的工具上我使用Outlook搭配PDA，當我把時間安排進去之後，我就像小學生一樣「按表操課」，除非有突發或是意外的緊要事件，否則絕對不隨意更動這些時間。例如：完成「健康目標」的「計畫」-每週運動最少三次，一次2小時，所以每星期一、星期三、星期五下午4點到6點就是我運動的時間，除非有更重要的約會，不然這三個時間我一定在運動。透過這樣的時間安排，我的行事曆(Schedule)幾乎每天都安排的滿滿的，也代表我每天都知道該做什麼(計畫)，為何而做(目標)。

步驟七：每個月「績效評量」，確認有「進步」也有「進度」

目標的完成與否最重要的是要瞭解「身在何處」？所以每執行一段時間一定要瞭解現況，透過「績效評量」可以瞭解計畫執行狀況，也作為是否要調整計畫的參考依據，大多數目標未能完成是因為「執行力」出問題，所以面對自己的成績是很重要的，以「健康目標」--體重78公斤為例，要在2009年11月前完成，必須每個月要減重0.2公斤，屆時才可能完成。

步驟八：每天「審視目標」，面對自己，養成「自我約束」的習慣

完成前面七個步驟後，剩下的(也是最重要的)就是能否「確實執行」的問題了。我的作法就是每天早上打開電腦時就把「今年要完成的目標」看一遍(加強視覺刺激)，尤其在星期一的早上，我還會把上星期所有計畫的執行結果檢討一遍，先不管執行的效果如何，如果進度有落後的，這星期想辦法趕上或彌補，重要的是一定要「有進步」，如果發現自己很想放棄、偷懶或低潮的時候，便會透過閱讀成功人士的自傳書籍或與成功人士聊聊，換個心情重新再出發。

有人問我，透過你「訂定目標與計畫」的「天龍八步」，每年設定的目標都百分之百完成嗎？坦白的說，並沒有，因為「計畫趕不上變化」，很多實際發生的狀況和當初的計畫不盡相同。另外，在實踐過程中，「執行力的不到位」也往往影響目標達成的效果，需要進一步檢討與改正。不過，既使如此，透過長年的練習與實踐，確實也累積了許多大大小小的成績單，這樣的成績單絕對比沒有訂定目標更有收穫，成就感更是不可言喻。

孫子兵法有言：「夫未戰而廟算勝者，得算多也；未戰而廟算不勝者，得算少也；多算勝，少算不勝，而況於無算乎！吾以此觀之，勝負見矣。」意思是說：軍隊在出戰之前，一定要經過縝密的評估計算與謀略計畫，如此戰勝的機率才會高，如果連評估計算與謀略計畫都不到位，那鐵定是要打敗仗了。所以，先著手計畫吧，每個人都應該為自己「人生」的「每個階段」進行計畫，透過「分析」-「目標」-「計畫」-「執行」-「檢討」-「改正」的流程，訂定出長期、中期和短期的目標與計畫，並透過持續的「練習」，逐步建立起「說到做到」的紀律與習慣，這樣在每年觀賞「跨年煙火」的同時，你會發現過去一年的生活過得是是多麼的精彩，而且自己每年都在進步，真是太棒了！你...開始「計畫」了嗎？

（作者: 陳明志，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）