第758期电子报

资历查核

王吉达吉言吉语：

A公司总经理花了很大的力气从人力市场上找到一位M先生面谈，这人有一个漂亮的履历（perfect resume），名校毕业，工作资历很优，曾经在S公司（某T集团下的子公司）担任要职，面谈时的表现也很棒，每个面试官都对他印象深刻，但是总觉得有什么地方怪怪的，某些地方总是交代得不是很清楚。后来人资部打电话到M过去曾工作过的公司一一查证，发现履历上所写的资历不是捏造、就是时间不对，于是决定不予聘用，也避免了一场可能的灾难。

资历查核（Reference Check），也叫做背景调查，这是进入到招募程序后期，企业对有机会入选的候选人所进行的查证。这个的目的是透过这样的过程，确认他在履历表中及面谈时所描述的事、所说的话是否真实，作为确认录取前的把关机制。

接下来分几个面向来谈资历查核：
1.哪些职位需要查核
一般来说，会根据职位的重要性来做区分，越重要或职位越高的越需要做查核，甚至要求一个以上的资历查核。例如：财会人员、研发人员、中高阶主管就有必要，但对作业员做资历查核意义就不甚大。我过去的公司是所有财会人员都需要有一个资历查核，而高阶主管（协理、副总）则被要求三个资历查核，这部分要根据公司的需求来调整。

2.资历查核的时间
这要分二个方向来谈，一是要在什么时候查核候选人，另一个是何时打电话给征询对象。先说什么时间来查核？既然要做资历查核，就应该在新人报到前完成这个程序，才可以避免前面所说的问题。

其次，什么时间去征询比较适合？由于征询的对象大多为主管，上班时间通常很忙碌，因此，上班前30分钟会是比较适当的时间，通常是对方已经到公司，而正准备开始一天的工作，可以教不受干扰的慢慢谈，至少还可以和他约比较适当的时间，也可以让他有时间整理一下思绪。

3.应该向谁征询
常被征询的对象：
．过去的主管、同事
．现任的主管、同事
．人资部
．合作厂商
．老师、同学

在面谈时，除了告知候选人，将会进行资历查核，请他提供征询对象，企业也会主动打听哪些人更适合去征询，或是在征询时请对方推荐其他值得查询的人选。掌握几个原则：时间、位阶、关系越近，征询结果越好、越真实。此外，人资部并不是最好的征询对象，人资部仅能就年资、单位、职称、薪资等进行确认，至于工作表现、人际关系的部分，人资部能提供的讯息有限。

4.征询时该哪些问题
常问的问题：
．和候选人的关系
．合作（共事）期间
．离职原因
．与同仁之间的互动
．工作中的优良事迹
．印象最深刻的事
．有没有其他足以证明候选人能力的征询对象
．若有机会，是否愿意再成为同事

这些问题，一方面可以验证候选人所言是否为真，同时进一步了解他在工作中的表现，另外，「是否愿意再成为同事」这个问题很有意思，倘若这位员工真如他们口中所说的这么优秀，若有机会会再争取成为同事。因此，当这个问题问出来的时候，对方的反应是立即且正面的，通常都是真的，应该不会有太大问题。

5.注意事项
．应该由面试官负责征询，至少也要是在面试的现场中，他知道候选人在面谈中所说过的话、态度、表情、反应，不要丢给完全没谈过话的人。
．一开始就应该向征询对象说明来意，同时表示这个谈话是保密的。
．介绍自己及公司，同时说明候选人应征的职务及工作内容，一则让征询对象知道候选人所要担任的工作，也可以让对方帮我们评估一下候选人的适任程度，但最后的决定权依然在我们的手中。
．若要向现任主管和同事征询时要注意，若没有得到候选人的同意，请不要鲁莽的就跑去征询。因为候选人可能尚未提出辞呈，这样的征询反而让他待不下去。
．如同面谈时一样，征询过程中请让对方多说，另针对想多了解或是不顺畅（不对劲）的地方再多问问。
．谈话中对方有不经意的停顿、陷入长考或支吾的地方，要特别注意，一定要追问下去或是更深入的探究。

有人会担心，征询对象都是候选人推荐的，可能会套招，只说好听的。事实上，这些疑虑是多余的，首先，征询对象对候选人的评价，不一定是候选人自己所想像的；其次，征询的对象不会只有一个，而且不要相信只会说场面话的人，所以都还会再增加征询对象。再者，对方也不会预先知道我们会问的问题，能准备的有限；此外，我们自己也可以去搜寻其他的征询对象，也会有令人意想不到的结果。

最后提醒各位，人才难寻，但千万不要太快地做下决定，看到一个人「感觉」很「顺眼」，就认定这个是你要的人选，除了要看他的能力及过去的表现是否符合工作说明书，再加上多方的评量、征询才做出决定，而且好的人才是值得我们等待的，以上提供大家参考。

（作者: 王吉达，建元顾问/管理高尔夫训练中心专任讲师）

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