第787期电子报【高效工作】

【高效工作】早到二小时却更累？警惕职场上的「穷忙陷阱」与错误的做事顺序

黄同庆庆声若响：

周一清晨7:00，办公室还是一片漆黑，你是VITALIC 总公司的客服部经理，为了完成一份极为重要的「年度客户关系经营报告」，这份报告将在周三的年度会议上向董事长与海内外各分公司总经理提出，为了这本周最重要的任务，你不只上周就交代部门助理为你收集相关资料，今天还特地提早了二小时进公司，因为你知道这份报告至少需要耗费5 小时的心力，所以想留下一个完整的上午时间来完成它。

理论上，这应该是无人打扰的黄金时段，所以你感觉胜券在握，所以当你坐定后，下意识拿出手机，点开了LINE 和WeChat，想说先回个讯息暖机一下，看看周末有没有人找。

群组里的红点一个接一个，有客户的询问、有同事转发的产业新闻、还有家人的留言，你手指飞快地滑动、回覆，觉得自己效率惊人，接着，你又顺手点开了一篇标题耸动的技术文章，8点多开始有些早到的同事和你打了招呼，夸奖你的早到还和你分享他们的早餐，你很高兴的接受赞美并与他们进行简短的闲聊。

不知不觉，时针指到了上午9点，同事们陆续进办公室，电话声开始此起彼落，老板走过来拍拍你肩膀，要你参加一个临时会议，直到这一刻你才惊觉：那份最重要的报告，进度依然是0%。

这不是特例，而是许多职场人的写照：我们以为「提早到」就是勤奋，结果却陷入了「忙而盲目」的陷阱。

为什么我们明明想做大案子，身体却诚实地滑起了手机？ 在《高效工作管理高尔夫》的教材中，这被称为「错误的做事顺序」，人类的本能会驱使我们依照以下顺序行动，而不是依照重要性：
1.先做喜欢的事，然后再做不喜欢的事。
2.先做容易的事，然后再做困难的事。
3.先做急迫的事，然后再做重要的事。
4.先做只需要花少量时间的事（如回LINE），然后再做费时的事。

当你一早选择先开LINE并和同事闲聊，你就是在选择「喜欢、容易、且只需少量时间」的事，这会带给你一种「我很有效率」的错觉，但请记住高效管理高尔夫课程中的警句：「效率（Efficiency）是把事情做对，效能（Effectiveness）是做对的事情」。

回讯息只是在展现「苦劳」，只有完成那份报告，才是真正的「功劳」，当你把早晨最宝贵的脑力能量耗费在琐碎的讯息上，等到真正要处理烧脑的报告时，你的意志力已经被消耗殆尽。

要根治这种「假性勤奋」，你不需要复杂的工具，只需要在每天按下电脑开关（或滑开手机）之前，先强迫自己回答教材中的「工作效能三问」 ：

第1问：今天，能为我带来最高价值的活动是什么？
是回覆那20 则LINE 讯息吗？不是，是那份年度报告，认清谁才是主角，要知道社交媒体及LINE里的讯息通常是「别人的急事」，而报告才是「你的要事」。

第2问：假如做得好的话，什么是只有我能做、且真正能创造与众不同效果的事？
转发新闻、回覆例行询问，谁都能做，但「整合数据并产出专案洞察」，只有你能做，经理人要把时间投资在不可替代性最高的事情上。

第3问：现在我该如何利用时间，才能创造最大价值？
既然7:00 到9:00 是较无人打扰的时段，用来做破碎的沟通（LINE）极度浪费，这段时间必须用来攻克报告中最困难的架构，这时把会被打扰的讯息都先隔绝，例如将电话关机。

高效时间管理的关键在于有没有闭关的勇气，重点不是同一个时间做很多事，而是拒绝低价值的事物，把时间专注在高价值的事情上，「忙碌」绝对不等于「生产力」，本文的主角把早晨的黄金时间拿来看讯息，就像是一个带着满满弹药上战场的士兵，却在开战前先把子弹拿来打鸟。

把最好的时间，留给最重要（Q1）的那件事，这才是将「提早一小时」转化为真实绩效的唯一途径。

（作者: 黄同庆，建元顾问/管理高尔夫训练中心专任讲师）

若您对此文章有想与黄同庆老师了解的，请点击下方E-mail。
ching@vitalic.com.tw