第740期 電子報【向上管理】「與我(上司)的溝通說明書」

【向上管理】「與我(上司)的溝通說明書」
蘇佳民佳言佳茗:
一位這二年陸續上完《向下管理高爾夫


老師好!
在上完《向下、向上管理高爾夫

1.我的信念:
相信人是正面且願意改變的。
2.我的人際風格:
較傾向「駕馭型」-重視行動、成果,最近一年有刻意要求自己在「對人」的部分,要多一點善解人意、體恤對方,所以,有向中間靠近(註2)。
3. 我的領導風格:
多數採用「督導型」-對於工作細節要求高、與部屬關係親近,在學習依部屬準備度進行調整中(註3)。
4. 我喜歡你與我溝通的方式:
(1)重要的公事:請先與我當面溝通好方向或目的,之後再進行完整的提案或報告,我喜歡你先將報告檔案mail給我(若有需要,我會請各位列印紙本),之後再進行口頭報告。
(2)一般公事:可以視狀況,你可以單獨用mail或於每週週報的mail中說明即可,若有需要當面溝通,請你先用線上通訊軟體(Line或WeChat)讓我知道。
(3)緊急事件(如立即需取得我同意的事情、或生命財產有關之事等):務必請你立即利用線上通訊軟體、電話或手機聯繫上我。
(4)特殊事件(如大老闆直接交辦你的任務、或其他部門主管的指示):可立即用mail 或線上通訊軟體告知我,我有任何指示,會再回覆給你。
(5)臨時請假事宜:請你用線上通訊軟體同時讓我與你的代理人知道即可。
(6)每季一對一面談(1 on 1):面談中,工作或任務僅能佔30%以下,其餘內容請你多談你在各項職能行為的展現、對團隊(包含我)的建議、個人最近發生的私事等,我也會說明這段時間我對你的觀察、肯定或需提醒之處。
(7)對於雙方的期望:對於交辦給各位的工作,我會盡可能說明該任務的原因、目標與對你的期待,若有你不清楚之處,請立即提出;若有時會因某些因素,不能讓你知道太多,就請你先「服從」與「執行」。
5. 我不期待你的行為:
拿離職作為談條件或抱怨的手段、類似的錯誤累犯三次、對於自己工作上的疏失或錯誤,刻意掩飾或不認錯、在公開場合批評同事或情緒管理不佳等。
6. 你可能會誤解我的事:
(1)有時我會說話比較大聲,這不一定代表我在責罵你,你可以當場提醒我,若真是在指責你,我會清楚地讓你知道你做錯或不好之處。
(2)在非上班時間(晚上或假日)可能會收到我的mail或線上通訊軟體,主要是因為我怕拖到上班時間,我可能會忘了告知你這件事,所以,除非我有直接請你馬上處理,其餘都是你看到後,請回覆我收到,之後在上班時間處理即可。
年初至今,部屬與我的溝通有了「質」的改變,每一季我也都會再檢視這一份「溝通說明書」,我也發現這是「自我揭露」與「促進團隊」的好方法,上週已有部屬自發性地開始寫自己的「溝通說明書」。
與老師您分享我今年的課後實踐,並祝您:教師節快樂!
這位學員無私地同意我分享這個「溝通說明書」給各位,他透過「向下管理」讓部屬做好「向上溝通」,您願意花點時間試試看嗎?
※註1:請參閱第446期電子報【邏輯思考】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)。
※註2:請參閱第661期電子報【領導風格】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)
※註3:請參閱第691期電子報【領導風格】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)
(作者: 蘇佳民,建元顧問/管理高爾夫
訓練中心專任講師)
若您對此文章有想與蘇佳民老師了解的,請點擊下方E-mail。
justin@vitalic.com.tw