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第740期電子報【向上管理】
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第740期 電子報【向上管理】「與我(上司)的溝通說明書」

蘇佳民  老師

【向上管理】「與我(上司)的溝通說明書」


蘇佳民佳言佳茗:

一位這二年陸續上完《向下管理高爾夫》︑《向上管理高爾夫課程的學員,在今年教師節前夕mail給我一封郵件,他寫到:

老師好!

在上完《向下、向上管理高爾夫》課程這二年的實操中,我發現了向上管理與向下管理其實是一體的兩面,例如:上司交付任務給下屬,可以是採「授權」或是「明確工作指示」的方式;相對地,部屬對於上司這個任務的期待,可能是希望是「放手讓我做」或是希望「主管手把手帶著我做」。若是雙方的期待是一致的,那這個任務的過程與成果就必較容易達到「事成人爽」;若雙方不一致,就可能需要更多的時間去溝通;最怕是彼此誤解對方的意思,結果通常是不如預期;亦或在日常溝通的方式或時機,因雙方的習慣或認知不一,造成彼此共事上的困擾,所以,今年年初我運用課堂所教的「擴大與對方的共知/共感區」(周哈里窗之運用、註1),以及參考其他課程所教,我主動設計了一份「與我(上司)的溝通說明書」,其中包含:

1.我的信念:
相信人是正面且願意改變的。

2.我的人際風格:
較傾向「駕馭型」-重視行動、成果,最近一年有刻意要求自己在「對人」的部分,要多一點善解人意、體恤對方,所以,有向中間靠近(註2)。

3. 我的領導風格:
多數採用「督導型」-對於工作細節要求高、與部屬關係親近,在學習依部屬準備度進行調整中(註3)。

4. 我喜歡你與我溝通的方式:
(1)重要的公事:請先與我當面溝通好方向或目的,之後再進行完整的提案或報告,我喜歡你先將報告檔案mail給我(若有需要,我會請各位列印紙本),之後再進行口頭報告。

(2)一般公事:可以視狀況,你可以單獨用mail或於每週週報的mail中說明即可,若有需要當面溝通,請你先用線上通訊軟體(Line或WeChat)讓我知道。

(3)緊急事件(如立即需取得我同意的事情、或生命財產有關之事等):務必請你立即利用線上通訊軟體、電話或手機聯繫上我。

(4)特殊事件(如大老闆直接交辦你的任務、或其他部門主管的指示):可立即用mail 或線上通訊軟體告知我,我有任何指示,會再回覆給你。

(5)臨時請假事宜:請你用線上通訊軟體同時讓我與你的代理人知道即可。

(6)每季一對一面談(1 on 1):面談中,工作或任務僅能佔30%以下,其餘內容請你多談你在各項職能行為的展現、對團隊(包含我)的建議、個人最近發生的私事等,我也會說明這段時間我對你的觀察、肯定或需提醒之處。

(7)對於雙方的期望:對於交辦給各位的工作,我會盡可能說明該任務的原因、目標與對你的期待,若有你不清楚之處,請立即提出;若有時會因某些因素,不能讓你知道太多,就請你先「服從」與「執行」。

5. 我不期待你的行為:
拿離職作為談條件或抱怨的手段、類似的錯誤累犯三次、對於自己工作上的疏失或錯誤,刻意掩飾或不認錯、在公開場合批評同事或情緒管理不佳等。

6. 你可能會誤解我的事:
(1)有時我會說話比較大聲,這不一定代表我在責罵你,你可以當場提醒我,若真是在指責你,我會清楚地讓你知道你做錯或不好之處。

(2)在非上班時間(晚上或假日)可能會收到我的mail或線上通訊軟體,主要是因為我怕拖到上班時間,我可能會忘了告知你這件事,所以,除非我有直接請你馬上處理,其餘都是你看到後,請回覆我收到,之後在上班時間處理即可。

年初至今,部屬與我的溝通有了「質」的改變,每一季我也都會再檢視這一份「溝通說明書」,我也發現這是「自我揭露」與「促進團隊」的好方法,上週已有部屬自發性地開始寫自己的「溝通說明書」。

與老師您分享我今年的課後實踐,並祝您:教師節快樂!

這位學員無私地同意我分享這個「溝通說明書」給各位,他透過「向下管理」讓部屬做好「向上溝通」,您願意花點時間試試看嗎?


※註1:請參閱第446期電子報【邏輯思考】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)。
※註2:請參閱第661期電子報【領導風格】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)
※註3:請參閱第691期電子報【領導風格】 - 建元顧問 | 管理高爾夫®訓練中心 (vitalic.com.tw)

(作者: 蘇佳民,建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師)


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