第758期電子報

資歷查核

王吉達吉言吉語：

A公司總經理花了很大的力氣從人力市場上找到一位M先生面談，這人有一個漂亮的履歷（perfect resume），名校畢業，工作資歷很優，曾經在S公司（某T集團下的子公司）擔任要職，面談時的表現也很棒，每個面試官都對他印象深刻，但是總覺得有甚麼地方怪怪的，某些地方總是交代得不是很清楚。後來人資部打電話到M過去曾工作過的公司一一查證，發現履歷上所寫的資歷不是捏造、就是時間不對，於是決定不予聘用，也避免了一場可能的災難。

資歷查核（Reference Check），也叫做背景調查，這是進入到招募程序後期，企業對有機會入選的候選人所進行的查證。這個的目的是透過這樣的過程，確認他在履歷表中及面談時所描述的事、所說的話是否真實，作為確認錄取前的把關機制。

接下來分幾個面向來談資歷查核：
1.哪些職位需要查核
一般來說，會根據職位的重要性來做區分，越重要或職位越高的越需要做查核，甚至要求一個以上的資歷查核。例如：財會人員、研發人員、中高階主管就有必要，但對作業員做資歷查核意義就不甚大。我過去的公司是所有財會人員都需要有一個資歷查核，而高階主管（協理、副總）則被要求三個資歷查核，這部分要根據公司的需求來調整。

2.資歷查核的時間
這要分二個方向來談，一是要在甚麼時候查核候選人，另一個是何時打電話給徵詢對象。先說甚麼時間來查核？既然要做資歷查核，就應該在新人報到前完成這個程序，才可以避免前面所說的問題。

其次，什麼時間去徵詢比較適合？由於徵詢的對象大多為主管，上班時間通常很忙碌，因此，上班前30分鐘會是比較適當的時間，通常是對方已經到公司，而正準備開始一天的工作，可以教不受干擾的慢慢談，至少還可以和他約比較適當的時間，也可以讓他有時間整理一下思緒。

3.應該向誰徵詢
常被徵詢的對象：
．過去的主管、同事
．現任的主管、同事
．人資部
．合作廠商
．老師、同學

在面談時，除了告知候選人，將會進行資歷查核，請他提供徵詢對象，企業也會主動打聽哪些人更適合去徵詢，或是在徵詢時請對方推薦其他值得查詢的人選。掌握幾個原則：時間、位階、關係越近，徵詢結果越好、越真實。此外，人資部並不是最好的徵詢對象，人資部僅能就年資、單位、職稱、薪資等進行確認，至於工作表現、人際關係的部分，人資部能提供的訊息有限。

4.徵詢時該哪些問題
常問的問題：
．和候選人的關係
．合作（共事）期間
．離職原因
．與同仁之間的互動
．工作中的優良事蹟
．印象最深刻的事
．有沒有其他足以證明候選人能力的徵詢對象
．若有機會，是否願意再成為同事

這些問題，一方面可以驗證候選人所言是否為真，同時進一步了解他在工作中的表現，另外，「是否願意再成為同事」這個問題很有意思，倘若這位員工真如他們口中所說的這麼優秀，若有機會會再爭取成為同事。因此，當這個問題問出來的時候，對方的反應是立即且正面的，通常都是真的，應該不會有太大問題。

5.注意事項
．應該由面試官負責徵詢，至少也要是在面試的現場中，他知道候選人在面談中所說過的話、態度、表情、反應，不要丟給完全沒談過話的人。
．一開始就應該向徵詢對象說明來意，同時表示這個談話是保密的。
．介紹自己及公司，同時說明候選人應徵的職務及工作內容，一則讓徵詢對象知道候選人所要擔任的工作，也可以讓對方幫我們評估一下候選人的適任程度，但最後的決定權依然在我們的手中。
．若要向現任主管和同事徵詢時要注意，若沒有得到候選人的同意，請不要魯莽的就跑去徵詢。因為候選人可能尚未提出辭呈，這樣的徵詢反而讓他待不下去。
．如同面談時一樣，徵詢過程中請讓對方多說，另針對想多了解或是不順暢（不對勁）的地方再多問問。
．談話中對方有不經意的停頓、陷入長考或支吾的地方，要特別注意，一定要追問下去或是更深入的探究。

有人會擔心，徵詢對象都是候選人推薦的，可能會套招，只說好聽的。事實上，這些疑慮是多餘的，首先，徵詢對象對候選人的評價，不一定是候選人自己所想像的；其次，徵詢的對象不會只有一個，而且不要相信只會說場面話的人，所以都還會再增加徵詢對象。再者，對方也不會預先知道我們會問的問題，能準備的有限；此外，我們自己也可以去搜尋其他的徵詢對象，也會有令人意想不到的結果。

最後提醒各位，人才難尋，但千萬不要太快地做下決定，看到一個人「感覺」很「順眼」，就認定這個是你要的人選，除了要看他的能力及過去的表現是否符合工作說明書，再加上多方的評量、徵詢才做出決定，而且好的人才是值得我們等待的，以上提供大家參考。

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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