第767期電子報【向上管理】

【向上管理】向上司推廣新點子

王吉達吉言吉語：

廿多年前，我在某家資訊公司擔任人資主管，那是一家以創意設計為主的中型企業，商品開發設計的員工占了一半，他們常常晚上工作到很晚，早上不一定來得及趕到公司；另外，由於公司在一年多前從台北市中心搬到新北市，加上當時公司所在的園區交通不甚方便，而且有很多員工是，7點出門不到8點就到公司，7點半出門9點卻不一定能到公司，因此有許多員工是8點到公司，等到9點再打卡上班。

當時看到很多員工提早到公司，但幾乎都在上網爬文或是玩線上遊戲，不僅沒有發揮職位賦予他們的功能也浪費公司的資源；為了有效運用資源，於是我提交了一個「彈性上班」的計劃給總經理，將原來09:00~18:00的固定上班時間，增加08:00~09:00以及17:00~18:00彈性時間，員工只要上班時數滿足8小時，就可以下班。

總經理看完計畫後提出幾個想法：如果17:30要開會，有人已經下班以致無法參與會議；另外，員工08:00上班但主管還沒到，誰能監督他們的工作，而且有人17:00就收拾東西下班，也會影響其他同仁工作的心情，辦公室的工作氛圍會很浮躁，因此他不認同這個提案。雖然後續我又補充了一些說明，但當時年輕的我只有一個計畫，並沒有其他的折衷、替代方案，甚至很直接回應總經理說：「為什麼要選在17:30開會，早一點開始就好啦！」最終案子胎死腹中。

在這家公司之前，我都是擔任高級幕僚或是基層主管，那是我第一次擔任向總經理負責的管理職，很多事情不懂也沒有學過如何說服總經理。如果有機會再來一次，我會這麼做：

1.評估總經理的想法以及他可能拒絕的理由
在提出制度改革前，應該先站在總經理的立場思考，他最在乎的可能是：時間控制及人員管理（開會找不到人）、流程順暢性（彈性上班可能導致協作卡住）、成果責任歸屬（制度鬆散是否影響績效及辦公室氛圍）、習慣改變的不變（上層對傳統節奏的依賴）。接著根據這些可能的疑慮，擬出解決方案或是對應的說法。

2.先探探總經理對「彈性上班」的觀點
不馬上提計劃，而是用提問了解他的底線與可接受範圍，例如：「最近有些公司開始做彈性上下班，您覺得這樣的做法如何？會影響到效率嗎？」，或是轉寄「彈性上班」相關的報導、文章給總經理，趁著定期會議的時候，聊聊各自的觀點，瞭解他「能接受的邊界在哪裡」，進而調整提案方向。另外，也可以將「彈性上班」相關的報導、文章寄給一級主管或KOL，透過他們去影響總經理。

3.計劃書的寫法
當時太一廂情願的認為「彈性上班」是個好方法，也認為總經理的接受度很高，因此在撰寫時只提出了優點及可以帶來的利益，如：增加準時出勤率、減少遲到與加班成本、提升員工對公司的認同感與幸福感、…等。
應該增加可能的風險，如：超過17:00開會時已經有人下班、08:00~09:00及17:00~18:00之間陸續有人上下班，會影響辦公室氛圍，同時提出解決方案，如：儘量利用09:00~17:00的核心工作時間開會，不斷提示同仁，專注在個人工作績效，別人提怎下班與我無關、…等。

4.如果說服不了，我的替代方案是甚麼，事情不是非黑即白，應該提出替代方案。如：
a.選擇部門試辦。找出願意配合的部門試辦3 個月，以部門成員的出勤狀況、會議出席率、員工滿意度與主管觀察等，作為判斷依據。
b.部分人員個案申請。先不公開全面實施，允許某些員工經主管核准後，依專案性質調整上下班時間。
c.固定彈性日試行。例如：每週五作為彈性上下班日，觀察人員安排與協作狀況。

這樣做或許可以得到不一樣的結果。

兩年後我離開了那家公司，又過了五年，那位總經理透過我的部屬再次詢問起「彈性上班制度」的優缺點，又隔兩年之後公司正式推動了彈性上班，距離我第一次向他提出彈性上班的想法時，已經九年了；事後部屬告訴我，我當時提出的時間點太早、觀念太先進，以至於總經理無法接受，經過這些年才慢慢發現那個制度的帶來的幫助。

推動變革不需要一步到位，而是一步步換來上司的「信任」與「成功經驗」，再慢慢的擴散影響力，或許能提高成功機率，也能塑造專業且具風險評估的專業形象。但若時間點不對，超過一般的認知時，不如先放一放，每隔一陣子再和上司溝通或是先試點，最終還是會朝向成功的目標。

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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