第787期電子報【高效工作】

【高效工作】早到二小時卻更累？警惕職場上的「窮忙陷阱」與錯誤的做事順序

黃同慶慶聲若響：

週一清晨 7:00，辦公室還是一片漆黑，你是 VITALIC 總公司的客服部經理，為了完成一份極為重要的「年度客戶關係經營報告」，這份報告將在週三的年度會議上向董事長與海內外各分公司總經理提出，為了這本週最重要的任務，你不只上週就交代部門助理為你收集相關資料，今天還特地提早了二小時進公司，因為你知道這份報告至少需要耗費 5 小時的心力，所以想留下一個完整的上午時間來完成它。

理論上，這應該是無人打擾的黃金時段，所以你感覺勝券在握，所以當你坐定後，下意識拿出手機，點開了 LINE 和WeChat，想說先回個訊息暖機一下，看看週末有沒有人找。

群組裡的紅點一個接一個，有客戶的詢問、有同事轉發的產業新聞、還有家人的留言，你手指飛快地滑動、回覆，覺得自己效率驚人，接著，你又順手點開了一篇標題聳動的技術文章，8點多開始有些早到的同事和你打了招呼，誇獎你的早到還和你分享他們的早餐，你很高興的接受讚美並與他們進行簡短的閒聊。

不知不覺，時針指到了上午9點，同事們陸續進辦公室，電話聲開始此起彼落，老闆走過來拍拍你肩膀，要你參加一個臨時會議，直到這一刻你才驚覺：那份最重要的報告，進度依然是 0%。

這不是特例，而是許多職場人的寫照：我們以為「提早到」就是勤奮，結果卻陷入了「忙而盲目」的陷阱 。

為什麼我們明明想做大案子，身體卻誠實地滑起了手機？ 在《高效工作管理高爾夫》的教材中，這被稱為「錯誤的做事順序」，人類的本能會驅使我們依照以下順序行動，而不是依照重要性：
1.先做喜歡的事，然後再做不喜歡的事。
2.先做容易的事，然後再做困難的事 。
3.先做急迫的事，然後再做重要的事 。
4.先做只需要花少量時間的事（如回 LINE），然後再做費時的事 。

當你一早選擇先開 LINE並和同事閒聊，你就是在選擇「喜歡、容易、且只需少量時間」的事，這會帶給你一種「我很有效率」的錯覺，但請記住高效管理高爾夫課程中的警句：「效率（Efficiency）是把事情做對，效能（Effectiveness）是做對的事情」。

回訊息只是在展現「苦勞」，只有完成那份報告，才是真正的「功勞」，當你把早晨最寶貴的腦力能量耗費在瑣碎的訊息上，等到真正要處理燒腦的報告時，你的意志力已經被消耗殆盡。

要根治這種「假性勤奮」，你不需要複雜的工具，只需要在每天按下電腦開關（或滑開手機）之前，先強迫自己回答教材中的「工作效能三問」 ：

第1問：今天，能為我帶來最高價值的活動是什麼？
是回覆那 20 則 LINE 訊息嗎？不是，是那份年度報告，認清誰才是主角，要知道社交媒體及LINE裡的訊息通常是「別人的急事」，而報告才是「你的要事」。

第2問：假如做得好的話，什麼是只有我能做、且真正能創造與眾不同效果的事？
轉發新聞、回覆例行詢問，誰都能做，但「整合數據並產出專案洞察」，只有你能做，經理人要把時間投資在不可替代性最高的事情上。

第3問：現在我該如何利用時間，才能創造最大價值？
既然 7:00 到 9:00 是較無人打擾的時段，用來做破碎的溝通（LINE）極度浪費，這段時間必須用來攻克報告中最困難的架構，這時把會被打擾的訊息都先隔絕，例如將電話關機。

高效時間管理的關鍵在於有沒有閉關的勇氣，重點不是同一個時間做很多事，而是拒絕低價值的事物，把時間專注在高價值的事情上，「忙碌」絕對不等於「生產力」，本文的主角把早晨的黃金時間拿來看訊息，就像是一個帶著滿滿彈藥上戰場的士兵，卻在開戰前先把子彈拿來打鳥。

把最好的時間，留給最重要（Q1）的那件事，這才是將「提早一小時」轉化為真實績效的唯一途徑。

（作者: 黃同慶，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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