第811期電子報【向上管理】

【向上管理】外行老闆

王吉達吉言吉語：

在某次為一家大型設備製造商上課，課後一位學員跑來找我，這位學員過去在銀行金融投資領域有十年的經驗，半年前透過獵頭被這家公司挖角到一個剛成立的部門，負責幫公司引資以及高階（高價）產品融資，這家公司過去沒有做過這方面的業務，整個部門從上到下，除了他以外都是外行。而他的直屬上司（副總）在公司工作很長一段時間，對原有的產品非常熟悉但對金融相關商品毫無概念，不僅常常跑來問工作進度，也常常對他的工作指指點點，讓他感到很困擾，似乎沒有得到應有的尊重。於是他問我該怎麼處理？

聽完他的敘述之後，我先請教他幾個問題：
．我：副總多久會問你一次？
＞學：一周大約2~3次。
．我：他問的問題屬於哪一類？
＞學：大多是很基礎的放貸、風險評估。
．我：看來問的問題比較像是行業基本的ABC，那麼，他下的指示對你有影響嗎？
＞學：他大多是聽完我的建議之後，把我的話換成他的方式再說一次，基本沒有差太多。
．我：這樣聽起來，你的副總應該是信任你的。
＞學：我也覺得他是信任我的，但他一直來問我是甚麼意思？
．我：每次都是他來問你，還是你主動彙報時，他順著問的？
＞學：幾乎都是他先來找我的…
．我：所以，你覺得他的擔心是來自於不相信你，還是不知道你在做甚麼？
＞學：我大概知道問題在哪裡了。

空降的專業經理人最難的地方在於：論組織，他們比你熟悉，論業務，你比他們專業；有時候上司想幫你融入，又擔心介入你的專業；你想讓他們多認識些你的專業，也擔心上司認為你瞧不起他；因此，如何融入團體，建立信任是很重要的課題。但從對話中可以看出兩個關鍵訊號：第一，副總每次都只是把學員的話換個方式再說一遍，這代表他高度認同專業；第二，副總頻繁地主動跑來，這代表副總的不安全感來自他和學員之間訊息不對稱。

面對這種信任你卻又無比焦慮的上司，身為專業經理人，最好的策略是：主動回報、給足安全感，轉換溝通方式來降低他的擔憂。因此，我給他三個建議：

一、化被動為主動，每週定期回報進度。
對話中提到大多是副總主動來找他，這就表示你回報的頻率太少，或是深度不夠。因此，不要等他來問，可以主動和副總約時間或固定在每個週一、週四，主動帶著一頁紙的進度簡報敲他的門。當你主動提供透明的資訊，讓他掌控進度及局勢，安全感就會被滿足，主動跑來的頻率自然會降低。

二、學習彼此的語言，降低溝通障礙。
副總會用他的方式重複你的話，代表他正努力地消化這些金融術語，也表示他很聰明，能從跨領域的專業找到可類化的概念，如果能主動幫他解決這個落差更好，用他聽得懂的語言與他溝通，他不再需要裝內行，兩人的對話才能真正地對齊。做法上，可以從兩方面著手，一方面由淺入深的慢慢向部門及副總介紹專業知識，讓他們進入你的領域，另一方面，向副總或其他成員請教製造業的專業，這樣的雙向奔赴，可以縮短對齊的時間。

三、建立視覺化的風險儀表板。
所有的主管都喜歡驚喜但最怕被驚嚇，由於新業務金額大、變數多，只要能讓他看得到安全界線，他的擔心就會逐漸消失。因此，可以設計一套視覺化的風險儀表板，可以依據行業慣例或和副總討論他所在意的事項以及容忍範圍，依此列出關鍵查核點，並設定清晰的指標，同時嚴格執行。當上司看到你比他更在乎風險、更懂得踩煞車，他對你的信任就會轉化為真正的放手。

向上管理的本質，不是去改變主管的專業背景，而是管理主管的安全感，只要用他的語言做你的專業，把參與感與面子留給他，把主導權留在自己手上。當你治好了主管的焦慮，外行主管也會變成你開疆闢土時最強大的神隊友。

※後記：
日前，這位學員告訴我，他回去之後立刻設計一個風險儀表板，同時和副總約時間彙報工作及上課心得，同時也和副總約好每週固定週二、四會議，一方面報告進度，同時請副總多講講公司的歷史、產業特性、…等；另外，他正在規劃金融相關知識的課程，試著提升部門成員的專業知識，同時也試著從金融業找一些志同道合的人才進來，增加部門 的戰力。

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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