第418期電子報【目標設定】

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【目標設定】一日之計在於昨晚？

王吉達吉言吉語：

俗話說「一年之計在於春，一日之計在於晨」，在新的一年的開始，各家公司或是個人都在規畫新年度的計畫，甚至有的公司已經開始執行了，預祝大家在新的一年都有大大的收穫。

在《向下管理高爾夫》的步驟 8.1就談到了年度目標，案例的狀況是：

面對新年度的開始，你的上司歐陽德告知你，針對公司兩項目標：營業額增加10%，淨利增加5%的情況下，他所領導的部門（他底下有六個像你這樣的團隊）將致力於達成降低費用8%，不良率降低3%的目標。並期許你透過部屬的努力能針對部門目標有所貢獻。面對這個期許，你最重要的事是：

行動方案：
A.以降低費用8%，不良率降低3%為目標，研擬有效的對策。
B.依自己單位所發生的「費用」及「不良率」加以分析，從中設定目標及研擬對策。
C.在每一部屬的職責範圍內，找出影響「費用」及「不良率」的工作項目，加以設定工作基準。
D.著手研擬降低「費用」及「不良率」的獎勵辦法（例如：獎金），以產生激勵的效果。
E.實行各項費用緊縮及逐項檢驗的行動，以求立竿見影的效果。

這不是一個太困難的案例，大部分的公司多集中在B、C兩個選項，偶而會出現A選項。D、E一般不太會出現。由於上級才剛剛宣佈大部門的目標，自己都還沒思考該怎麼做，從甚麼地方開始，可以降多少，就先想怎麼獎勵，所以D是不恰當的做法。E的做法就像是在喊口號，而且立刻開始緊縮費用，不去思考是否適當性，也是有問題的。

選項A，事實上歐陽德帶了六個部門，如果每個部門都把上司指示的目標定為自己的目標，老闆說38就跟著一起38；除了顯示自己沒有思考能力之外，也有拍馬屁的嫌疑。

C是直接把目標拆解到個人身上，和個別部屬探討影響「費用」及「不良率」的工作項目。但事實上，大部分的部門是多人共同執行一案，若以人為單位去進行目標切割是有困難的。應該把著眼點放在事件，也就是部門的工作上，而不是執行者個人。即使每一個案件都是由單一員工來執行，部門的目標也不會剛好平均落在於每位部屬身上。

在展開上級指示的年度方針時，應先從自己負責職務的領域去分析與方針關聯的地方，先明確關鍵成果領域（KRA）；其次，以量化的方式表述KRA成為KPI。完成了KPI設定後，再進行解決對策（Solution）的構思，並向上級提出報告；在建立彼此的共識後，才向部屬展開行動計畫（Action Plan）的佈置。因此B才比較適合的。

我在之前服務過的某家企業，曾有一次參加年中的處長級別會議，總經理說，過去總說「一年之計在於春，一日之計在於晨」，所以，我們總在12月1月時開始做下一個年度的計畫；但面對變化越來越快，競爭越來越激烈的時代，我們就不能再繼續沿用這樣的思維。他說，春耕、夏耘、秋收、冬藏，四季總有它該作的工作，但是，在收成的時候，不但要思考冬天該怎麼收藏物品，更應該為明年度的耕種開始計畫，要種甚麼作物、何時採買種子、播種時間、耕地、除草都得先規劃好。既然每年都是從1/1開始，我們就應該在這之前預備好；同樣的，每天的工作是從9點開始，所以9點是開始工作的時候，不是開始思考要做甚麼事，所以前一天下班就應該先把今天要做的事規畫好。

因此，他提出「一年之計在於去年秋天，一日之計在於昨夜」的觀念。每年的8月開始準備下一個年度的計畫，在11月底前完成；同時要求同仁們在每天下班前，利用十分鐘的時間思考：有哪些是今天尚未完成的工作，有哪些是明天預計的工作，先排出輕重緩急，第二天上班的時候，一進來就可以開始工作，而且效率會更高。當時這樣的觀點，引起很大的討論，但是時至今日，回頭看許多企業，大多是在新的一年開始前就完成了新年度的計畫，即使中國多了一個農曆年的緩衝，也多是在年前完成，等過完年才開始計畫，怕是都晚了。

所以，各位朋友，你從昨天晚上開始計畫今天了嗎？

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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