第590期電子報【工作計畫】

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【工作計畫】救救你的拖延症

王吉達吉言吉語：

在台灣，隨著2021年9月1日各級學校開學，號稱史上最長的暑假終於結束了，根據某家庭親子網的調查，有七成的爸媽們欣喜若狂大喊「終於解脫了！」。調查中也發現，有56%的孩子表示很期待開學，可以看到老師和同學，也有43%的孩子只想待在家裡，不想出門，但無論想不想上學，終究還是開學了。不過在開學前幾天，許多家庭都在上演「趕寫暑假作業」的戲碼。

說到趕在開學前幾天完成暑假作業，似乎是很多人學生時期有趣（痛苦）的回憶。但相對於拖到暑假最後幾天才開始趕作業，有些人卻選擇在假期開始的前幾周就完成暑假作業，讓自己度過一個輕鬆又愉快的暑假。

猶記得，我兒子在中小學時都在放假的前兩周就完成作業。事實上，我並沒有幫他安排甚麼暑假活動，他有很多的時間可以去慢慢地完成，於是我好奇的問他，這麼做有甚麼原因，而他回答我說：
1.反正作業一定要寫，早點完成早點輕鬆
2.暑假很長，可以做很多事（他自己安排的活動更多）
3.不想到最後把自己搞得匆匆忙忙的
4.暑假太長了，上學比較好玩

我繼續問他兩個問題：
「如果是你沒興趣但卻一定要完成的事，你也會早點完成它嗎？」，「以你的能力來說，就算是期限快到才開始，也不可能把自己搞得匆匆忙忙的。」

他說：既然是一定要完成的事，所以我用一樣的原則來看待當然也會早點開始，而且會先完成沒興趣的事；既然沒興趣的已經做完了，剩下那些有興趣的，就更有動力去完成它。他接著說：如果一直拖到最後才開始，按著計劃一步一步做，是可以完成的，但總是會有突發狀況，若臨時插一件事進來，時間壓力就很大了，若這件事需要花很大的力氣或很多時間去處理，這樣就會影響到我寫作業的時間，即使再有能力，要完成也很困難。他又說：像我這麼早開始寫，即使有突發狀況，我一點都不會擔心會不會影響進度。

他的這番話讓我聯想起，在《高效工作管理高爾夫》（《Working Effectiveness M'golf》）談到時間管理時，常以重要性和急迫性這兩個維度的交叉，定義出以下四個欄位：
為了讓自己更有效率，這四個欄位的時間分配最好是：
1.重要且緊急：20~25%
2.重要但不緊急：65~80%
3.不重要但緊急：15%
4.不重要又不緊急：小於1%

其中最重要的觀點是，我們應該把大部分的時間留給重要但不緊急的事，這句話簡單說就是提早開始；提早開始才不會讓自己手忙腳亂，提早開始也可以讓自己更有時間發現不足之處、彌補缺口；另外，總是有些重要的突發臨時的狀況要處理，因此要留部分的時間給緊要的事。

把時間留給重要但不緊急的事，說來輕鬆，但做起來其實沒有想像中的容易，又尤其往往因為這件事「不急」，於是就開始找各種藉口拖延。為了不要讓拖延的狀況耽誤自己，給大家提供五個行動建議：
1.現在就開始：
很多人都會說：我明天一定開始，但明日復明日，明日何其多，時間就這樣耽誤了；因此當下定決心要做，就不要再說明天開始，現在就開始，只要開始就會繼續往前推動。
2.分段執行：
有難度卻必須做的事情要一口氣完成，是不太現實的事，因此，可以把它分成幾個段落來執行，壓力就不會太大。例如，一個課程結束之後不久，我常常要批改學員提交的課後作業，坦白說，改作業是很寂寞的事，一口氣改個30份也不是很現實，不如一個晚上改5、6份，5、6天也就改完了。
3.建立規律：
根據行為心理學的研究，只要持續21天做一件事，就會成為一種習慣。排定固定的週期，並讓它成為一種習慣，當時間到了，就會自然而然地開始做，也因為已經有固定的週期，就會把時間排出來，不會和其他的事撞期。
4.給自己一些獎勵：
每完成一個段落，就給自己一個小小的獎勵，不但有個儀式感也是一種激勵，而完成任務後的激勵，也會產生一種幸福感，讓自己更有動力往下進行。
5.堅持：
訂下了計畫、下定了決心，就要開始執行，而且要勉強自己按著計劃執行，只要堅持做下去，並成為習慣，就會改變拖延的現象。

想跟我一樣救救拖延症的朋友，請從現在就開始採取這五個行動吧！

（作者: 王吉達，建元顧問/管理高爾夫訓練中心專任講師）

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